Accoglienza per eventi, la segreteria organizzativa.

Ad oggi un evento è in realtà un meccanismo complesso, composto da diversi organi principali. Fra questi c’è la comunicazione, ovvero tutto ciò che si occupa di divulgare il messaggio aziendale o istituzionale, che si vuole abbinare all’evento in programma. La comunicazione cura l’aspetto mediatico dell’evento grazie al lavoro svolto dalla segreteria organizzativa, che si occupa di coordinare la divulgazione di inviti, la diffusione di mailing list, nonché di supportare telefonicamente, col compito di conservare intatto il messaggio aziendale o istituzionale. All’atto pratico, lungo il corso dell’evento la segreteria organizzativa si occuperà della logistica, curando il pubblico, convogliandolo correttamente all’interno delle aree della manifestazione. Inoltre, sarà compito di Hostess e Steward, accogliere invitati ed eventuali ospiti internazionali. Hostess e Steward professionisti sono bilingue o trilingue, mente è compito di Interpreti e Traduttori quello di supportare meeting ed incontri lavorativi. Le lingue parlate dagli interpreti non si limitano a quelle europee più classiche come Inglese, Spagnolo, Tedesco e Francese, ma anche a lingue diventate ormai fondamentali nel panorama internazionale come Russo, Cinese e Giapponese. Un info-point all’interno dell’evento sarà l’organo coordinatore di tutte queste figure professionali, che durante un evento importante sono in grado di fare la differenza, lavorando autonomamente nel rispetto dell’immagine aziendale o istituzionale. Ecco quindi, come appena descritto, la segreteria organizzativa si occupa di instaurare il rapporto col pubblico durante la fase di accoglienza, ma anche durante la fase di supporto, fondamentale prima, durante e talvolta dopo la fine dell’evento.