Ogni azienda deve stare molto attenta alle norme di legge e ad operare all’interno di queste per evitare conseguenze negative e spiacevoli sia dal punto di vista finanziario che giudiziario. E’ importante perciò fornire all’ufficio che si occupa dell’amministrazione tutto il materiale di cui necessita per eseguire al meglio le proprie attività.
Siamo nell’epoca dell’informazione tecnologica, si vorrebbe gestire tutto con il PC (o con un bel tablet) ma bisogna sempre pensare alle esigenze specifiche di un ufficio e valutare se quella informatica sia la soluzione migliore. In alcuni casi potrebbe infatti rivelarsi un buco nell’acqua, magari perché la gestione informatica potrebbe far sorgere dubbi tra colleghi o perché avrebbe un impatto inefficiente rispetto al tipo di documentazioni da produrre. C’è da pensare anche al fatto che l’introduzione di sofisticati sistemi di gestione informatica potrebbero portare anche alla necessità di formazione del personale con costi non indifferenti.
Al contrario l’utilizzo di registri tradizionali (in formato cartaceo) potrebbe rivelarsi un’ozione vincente nel caso in cui si riveli di facile gestione e non creasse situazioni di confusione tra colleghi.
La tecnologia è senza ombra di dubbio una valida strada per la gestione di un ufficio ma bisogna sempre però tenere presente i costi e le difficoltà a cui potrebbe portare. In alcuni casi costi e difficoltà sono superiori ai benefici e perciò è meglio evitare e continuare con una gestione cartacea.
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